A partir del 1 de abril del presente año las auditorías se realizan según la V.5-2017 de la Norma BASC, por lo cual, cada mes les recordamos algunos conceptos básicos y claves para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión, desarrollando tips referentes al Estándar Internacional de Seguridad 5.0.1.  y tratando un numeral en cada boletín.

¿Qué se debe tener en encuentra en el ingreso de visitantes?

Al ingreso se debe solicitar una Identificación oficial con fotografía (cédula, pase de conducción o pasaporte) para constatar la identidad de la persona, el documento debe ser devuelto inmediatamente junto con una escarapela de visitante. En algunas empresas, para mayor control, estas identificaciones temporales sirven como tarjetas de proximidad, con el objetivo de que los visitantes tengan acceso únicamente a las áreas requeridas. Otras maneras de proteger áreas críticas es con puertas de seguridad, rejas, formatos de control, entre otros.

Para que alguien pueda ingresar a la empresa siempre se debe solicitar autorización de la persona visitada, igualmente, el visitante debe estar acompañado o controlado por personal de la compañía durante el tiempo que permanezca. Recuerde que se debe llevar un registro de ingreso y salida de visitantes, contratistas y terceros.

No olvide que si al ingreso se retiene la identificación personal para entregar un carné temporal, debe solicitarse un documento diferente a la cédula o al pasaporte, pues estas identificaciones son de carácter sensible y de uso exclusivo del dueño.

Recuerde que al recolectar y almacenar datos personales, según la legislación vigente, la empresa debe solicitar la autorización pertinente para el tratamiento de estos.

¿Cómo proceder con los vehículos que entren y salgan de la compañía?

Todos los vehículos que ingresen y salgan deben ser inspeccionados, esta inspección puede ser visual o intrusiva; de la misma manera, se debe conservar un registro, el cual puede ser fotográfico, fílmico o un formato escrito.

¿Cómo se maneja el acceso de autoridades y vehículos de atención a emergencias a la empresa?

Cada empresa debe tener unos protocolos establecidos en el plan de preparación de respuesta a eventos críticos que debe ser diseñado de acuerdo a sus necesidades y riesgos. En este documento, se describe en qué casos puede ingresar determinado ente, cuál es el procedimiento a seguir para su ingreso y qué controles se van a establecer.

¿Por qué es importante la carnetización del personal?

Todos los empleados deben estar carnetizados, este documento los identifica como miembros de la compañía dentro de las instalaciones, y fuera de ellas cuando se realizan actividades en nombre de la compañía. En la V.4 de 2012 este requisito correspondía únicamente a empresas que tuvieran más de 50 empleados, en la versión actual, se solicita a todas sin excepción.

¿Qué hacer con los sobres y paquetes que llegan a la empresa?

Los paquetes y sobres deben ser recibidos e inspeccionados, antes de distribuirlos, por alguien que tenga la competencia para hacerlo; así mismo, se debe conservar un registro de remitentes y destinatarios.

La inspección puede ser visual; sin embargo, en algunas compañías tienen establecido que todos los sobres y paquetes deben ser abiertos y chequeados en su interior.

¿Algunas recomendaciones para el uso de casilleros?

Además de estar retirados del área de almacenamiento y manejo de la carga, los casilleros deben estar fuera del vestier para evitar violaciones a la intimidad de los empleados, al ser monitoreados. Para incrementar  la seguridad, normalmente están enumerados y cada uno es asignado a una persona, quien conserva las llaves y el candado. Los lockers que quedan libres son precintados para impedir que se les dé un uso diferente al pretendido por la empresa.

Como control adicional, se emplean chequeos aleatorios realizados con consentimiento y en presencia del usuario. Cabe anotar que es el usuario quien debe manipular sus pertenencias en caso de que se requiera, para preservar su derecho a la intimidad.

Recuerde que cada empresa debe tener políticas definidas para el uso de casilleros, las cuales deberán ser acatadas por el personal.