A partir del 1 de abril del presente año las auditorías se realizarán según la V.5-2017 de la Norma BASC, por lo cual, cada mes les recordaremos algunos conceptos básicos y claves para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión, desarrollando tips referentes al Estándar Internacional de Seguridad 5.0.1.  y tratando un numeral en cada boletín.

¿Qué son precursores químicos?

Son sustancias que se utilizan en la fabricación de drogas o estupefacientes.

¿Cuál es la documentación más relevante en las operaciones de importación y exportación?

La factura, declaración de exportación o importación según sea el caso, impuestos de aduana, certificado de origen (para determinar impuestos ya que son propios de cada país) listas de empaque (qué mercancía es y en qué cantidades (para la verificación del pago de impuestos, detección de contrabando, etc.)

Los documentos en su totalidad deben ser legibles, completos, exactos, protegidos contra modificaciones, sin tachones ni enmendaduras.

¿Cuál es la importancia de revisar el   material de empaque?

La inspección del material de empaque debe estar enfocada, más que en la calidad o resistencia, en detectar elementos ocultos (potencialmente ilegales) en puntos claves, como en el corrugado de una caja o en los parales de la estivas.

¿Cuáles son los registros de trazabilidad de la carga?

La trazabilidad comienza con la fabricación de la materia prima, en la información requerida se debe registra quiénes estuvieron en el proceso de fabricación, qué máquinas se usaron, en qué horario, posición en la estantería de almacenamiento, número de unidades, personal encargado de manipular el producto, rotación de este, etc.

Así mismo, se deber registrar la solicitud de pedido del cliente, quién separa la mercancía, de qué muelle se despacha, en qué carro, en qué horario, con qué conductor, entre otros.

También se debe identificar en qué patio de contenedores se recogió el carro, el horario, tiempo de ruta, puntos de pernocte, entre otros; es decir, toda la información resultante del recorrido de la mercancía hasta el cliente final, deberá estar consignada en formatos elaborados por cada empresa según sus necesidades, o contenidos en plataformas digitales que faciliten la gestión y almacenamiento de estos datos.

¿Cuál es la utilidad de la política de firmas y sellos?

Esta política está dirigida al proceso logístico para el control de la mercancía (entrada y salida), por eso, las empresas deben definir quién o quiénes serán los encargados de firmar determinados documentos, qué sellos se van a utilizar y con qué fin. También es importante incluir herramientas como tablas de cotejo para comparar la autenticidad de las firmas y los sellos.

¿Cuál es el fin de identificar los faltantes y sobrantes en la mercancía?

Actualmente, en Colombia, el mayor número de contaminaciones con estupefacientes se da por suplantación; por eso, es importante investigar si las discrepancias en la carga son por causa de un mal conteo, o si por el contrario, son un intento de contaminación. También es común que los sobrantes de mercancía estén relacionados con contrabando o actos ilícitos.

Aunque no se trate de un hecho criminal, sino de un descuido, se debe tener presente que la incongruencia entre la documentación y la carga puede traer sanciones si es identificada por parte de las autoridades.

¿Qué debe se debe tener en cuenta sobre los precursores químicos y sustancias controladas?

Las compañías que manejan precursores químicos o sustancias controladas deben tramitar una autorización (Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes) ante el Ministerio de Justicia y del Derecho; en la cual, se definen cantidades utilizadas, tiempos de consumo y protocolos de traslado, entre otros. Además, estas empresas serán objeto de visitas de inspección, por parte de la Policía Nacional, para el cotejo de la información proporcionada.

Toda compañía que maneje precursores químicos o sustancias controladas en Colombia,  por obligatoriedad, debe registrar en el Sicoq (Sistema de Información para el Control de Sustancias y Productos Químicos) las compras, ventas, consumos, y en general, todos los movimientos relacionados con dichos productos.

Estas sustancias deben estar salvaguardadas y ser administradas por personal autorizado debidamente capacitado; así mismo, es imprescindible contar con las fichas técnicas de los productos y con protocolos exhaustivos para su almacenaje, utilización y traslado; lo anterior, con el fin de prevenir riesgos como contaminación cruzada, accidentes laborales, o pérdidas injustificadas que puedan ser usadas con fines criminales.

Las listas de precursores químicos y sustancias controladas, además de las condiciones legales para su producción y manejo, son actualizadas permanentemente; es importante verificar de manera periódica estos cambios para no incurrir en sanciones y demás. A continuación relacionamos enlace de consulta:

https://www.minjusticia.gov.co/Control-para-el-manejo-de-productos-y-sustancias-qu%C3%ADmicas