A partir del 1 de abril del presente año las auditorías se realizan según la V.5-2017 de la Norma BASC, por lo cual, cada mes les recordaremos algunos conceptos básicos y claves para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión, desarrollando tips referentes al Estándar Internacional de Seguridad 5.0.1.  y tratando un numeral en cada boletín.

¿Cada cuánto se debe actualizar el archivo fotográfico, huellas dactilares y firma del personal?

Al deber ser actualizado, es imprescindible  establecer una periodicidad (debe estar descrito en el procedimiento) para tal actividad según los riesgos a los cuáles esté expuesta la compañía.

Se recomienda que las fotografías sean actualizadas cada 5 años porque es el lapso en el que se registran cambios en la fisionomía de una persona. Las huellas también se alteran con el tiempo, especialmente si se manipulan químicos; y la firma, también puede presentar cambios.

Es importante que la toma de huellas se realice correctamente para que en determinado momento sea una herramienta eficaz de detección. Igualmente, se acepta registrar copias  ampliadas de las cédulas al 150%, ya que está impresa la huella del índice derecho,  y de esta manera, no se incurre en gastos adicionales.

¿Qué son los cargos críticos y cómo se definen?

Son los que interfieren en la operación. Son los cargos que por alguno de los criterios determinados por la compañía, según sus riesgos, requieren control exhaustivo. Puede ser por acceso a información clasificada, a la carga, a sitios sensibles, entre otros.

La versión 5 de 2017 solicita que la verificación de cargos críticos se realice en todas las áreas de  la empresa, y no como en la V.4 de 2012 que únicamente se requería para el proceso de exportación.

¿Cómo se debe proceder con la dotación de un empleado retirado?

La dotación hace parte de las prestaciones de los empleados, por eso no se puede solicitar su devolución. Para minimizar riesgos, algunas compañías optan por omitir el logo en los uniformes, o lo adhieren con un mecanismo de de fácil remoción.

Para las empresas de vigilancia, es obligatorio retener los uniformes por su naturaleza sensible, incluso cuando los guardas están de vacaciones o de licencia; igualmente, ocurre con las fuerzas armadas.

¿Qué se debe tener en cuenta sobre el programa de capacitación?

Este programa debe tener una periodicidad anual, igualmente, es importante saber que cuando la Norma no menciona una segmentación de cargos, la formación debe ser dirigida a todos los empleados.

Recuerde que la única manera de darle cumplimiento a este requisito no es con charlas magistrales, existen diversos métodos de capacitación como videos, juegos, lecturas, entre otros.

¿Cómo se verifican los antecedentes del personal previo a la contratación?

Al igual que a los Asociados de Negocio, al personal previo a la contratación, se le deben verificar los antecedentes en bases de datos disponibles para tal fin.

Para definir dónde se va a consultar, es indispensable definir primero qué riesgos desea mitigar la compañía de acuerdo al contexto. Existen diversas bases de datos en el mercado, algunas gratuitas y otras con costo, donde se pueden investigar antecedentes judiciales, comportamentales, relacionados con lavado de activos y financiación del terrorismo, entre otros.

Por LAFT las más consultadas son la Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y la Lista OFAC; por comportamiento vial la SIMIT;  la de la Procuraduría por antecedentes disciplinarios, penales, contractuales, fiscales y de pérdida de investidura; y la de la Contraloría, entre otras, por responsabilidad fiscal.

Cabe anotar que para la consulta de antecedentes es absolutamente necesario, conforme a la ley, contar con la autorización por escrito del candidato; para riesgos de LAFT, basta con informar. Recuerde que la verificación de antecedentes judiciales de la Policía Nacional es expresamente de uso personal, considerándose ilegal la consulta por parte de un tercero.

Tenga en cuenta que para la toma de fotografías, huellas dactilares y visita domiciliaria, la empresa también debe solicitar autorización escrita del candidato, como lo define la ley en el manejo de datos personales.

¿Qué son las pruebas de confiabilidad?

Estás pruebas se le deben aplicar a las personas que ocuparán cargos críticos, antes de la contratación; así mismo, buscan determinar las tendencias de comportamiento que eventualmente puede presentar un candidato y que implican un riesgo para la empresa, como hurto, fraude, etc.

Hay diferentes pruebas de confiabilidad, entre ellas, el polígrafo, de voz, de grafología, entre otras.

¿A quién se le debe comunicar la terminación de la vinculación laboral de un empleado?

A las partes interesadas, es decir, a los actores relacionados con el proceso o colaborador, para evitar que siga actuando en su nombre. Este requisito es una de las novedades de la Norma V.5 de 2017.

Cabe anotar, que en caso de que el Representante BASC se desvincule de la compañía o sea relevado de su cargo; es necesario, para mantener una óptima comunicación y demás, que se comunique a la Organización y se actualicen los datos, diligenciando el respectivo formato.

¿Qué aspectos se deben considerar sobre la valoración de competencias del personal a contratar y empleados?

Tenga en cuenta que según la Norma se debe verificar los requisitos de competencia de los cargos con relación a la educación, formación, habilidades y experiencia; así mismo, se requiere realizar evaluaciones periódicas sobre el cumplimiento de los mismos, y cuando sea necesario, generar acciones para alcanzarlos (formación o reentrenamiento basado en el manual de funciones).

Por facilidad, algunas compañías llevan a cabo esta verificación periódica durante las evaluaciones de desempeño anuales que ya tienen establecidas en sus empresas.